Арендовать CRM или разработать свою: как выбрать.

Большинство компаний начинают с CRM по подписке, и чаще всего это верный первый шаг. Платформа готова к работе в первый же день, её проверили тысячи команд, а стоит она меньше недели работы разработчика. Вопрос возникает позже: команда выросла, процесс устоялся, а реальная картина продаж постепенно переехала куда-то за пределы CRM.

В этот момент честных вариантов два: как следует настроить платформу или разработать собственную систему. Разберём, как понять, какой из них нужен именно вам.

Что вы на самом деле арендуете

CRM по подписке — это продукт, рассчитанный на типичный отдел продаж. Вы платите за доступ, а куда продукт будет развиваться дальше, решает поставщик. Схемы оплаты у всех разные, поэтому сначала изучите страницу с тарифами и только потом сравнивайте итоговые суммы. Bitrix24, например, продаёт тарифы с фиксированной ценой и заданным числом пользователей, а Kommo берёт ежемесячную плату за каждого пользователя.

С любой арендованной системой вы получаете три вещи. Стоимость привязана к числу сотрудников или к тарифу, поэтому меняется по мере роста команды. Часть функций доступна только на тарифе выше вашего. А данные хранятся в продукте поставщика, и уйти из него можно ровно настолько, насколько позволяет экспорт.

В этом нет ничего плохого. Так вы платите за то, что не разрабатываете и не поддерживаете софт сами. Проблемой это становится, только когда продукт перестаёт подходить под реальную работу.

Признаки того, что платформа перестала подходить

Смотрите не на то, что люди говорят об инструменте, а на то, что они делают: это скажет больше. Вот признаки, которые мы встречаем чаще всего:

Один такой признак обычно решается настройкой. Если их несколько сразу, скорее всего, ваш процесс просто не тот, под который проектировали продукт. Девелопер, который продаёт лоты по живой шахматке, клиника с планами лечения, логистическая компания, которая считает цену по маршруту, — у всех них продажи устроены так, что типовая воронка описывает их плохо.

Когда своя система окупается

Своя CRM имеет смысл, когда процесс стабилен, специфичен и лежит в основе того, как вы зарабатываете. Важнее всего стабильность. Софт, построенный под процесс, который меняется каждый месяц, всегда будет отставать от жизни, и пока вы процесс ещё ищете, гибкая платформа подойдёт лучше.

Выгода вполне практическая. На экранах только то, чем пользуется команда, и в том порядке, в каком она работает. Рядом с карточкой клиента система хранит то, что важно именно вам: лоты, автомобили, планы лечения или грузы. Рутину можно передать ИИ — например, кратко пересказать звонок или подготовить черновик ответа, который затем одобрит сотрудник. А код и база данных принадлежат вам, поэтому стоимость больше не зависит от того, сколько человек заходит в систему.

Собственная CRM нужна не всем. Если стандартная платформа подходит под ваш процесс, грамотно её настроить быстрее и дешевле — и мы скажем об этом прямо.

Посчитайте полную стоимость обоих вариантов

Честное сравнение охватывает несколько лет и учитывает все расходы с обеих сторон. Для подписки сложите тариф, платные дополнения и коннекторы, настройку и часы, которые команда тратит на обходные решения. Для своей системы — разработку, хостинг, поддержку и доработки, которые вы захотите сделать, когда команда начнёт ею пользоваться.

Собственное ПО дороже на старте и дешевле в эксплуатации, с подпиской всё наоборот. Где линии пересекутся, зависит от размера команды и от того, какой частью платформы вы реально пользуетесь, поэтому считайте на своих цифрах. И осторожнее с теми, кто называет ответ, ещё не спросив о них.

Начните с одной воронки и оставьте запасной выход

Если решили разрабатывать, не пытайтесь заменить всё сразу. Возьмите воронку, которая приносит больше всего выручки, и сделайте первую версию под неё. Пусть команда поработает в ней на реальных сделках, затем доработайте её — и только после этого добавляйте отчёты, автоматизацию и другие отделы.

До начала работ договоритесь о трёх вещах. Первое — собственность: аккаунты хостинга, исходный код и база данных должны быть оформлены на вашу компанию. Второе — переезд: узнайте, какие данные позволяет выгрузить текущий тариф, и до переключения проверьте импорт на тестовой выборке. Третье — передача заявок с сайта: у каждой заявки по-прежнему должны быть ответственный и следующий шаг, в какую бы систему она ни попала.

Если процесс понятен, а платформа мешает, имеет смысл узнать стоимость CRM, построенной под ваш рабочий процесс. Если ясности пока нет, продолжайте арендовать и для начала опишите процесс.